Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Laadittu 25.5.2018

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka KirjanpitoSalo Oy kerää, käsittelee ja
luovuttaa henkilötietoja tarjotun Palvelun (”Palvelu”) ja verkkosivun www.kirjanpitosalo.fi
yhteydessä. Lue tämä Seloste huolellisesti ennen Palvelun käyttämistä tai verkkosivun selaamista.

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on KirjanpitoSalo Oy. KirjanpitoSalo Oy
vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

KirjanpitoSalo Oy
y-tunnus: 2873363-6
Osoite: Helsingintie 32, 24100 Salo
email. asiakaspalvelu@kirjanpitosalo.fi
www.kirjanpitosalo.fi
Puh. 02-7272 440

Tietosuojavastaavaa ei ole valittu.

KirjanpitoSalo Oy kerää henkilötietoja eri tarkoituksiin. Näitä tarkoituksia ovat

  • Asiakasrekisteri
  • Rahanpesulain mukainen rekisteri
  • Yhteystietorekisteri

Alla kerromme lisää rekistereistämme

2. Henkilötietojen kerääminen, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

Asiakasrekisteri

  •  Henkilöasiakkaat (henkilöt, toiminimet):
    • Nimi, yhteystiedot, verotiedot, tiedot liiketoiminnasta, muut sopimuksen mukaisia töitä
      varten saatavat tiedot, sekä mahdolliset muut esille tulevat tiedot
  • Yhteisöasiakkaiden edustajat ja yhteyshenkilöt (yhdistykset ja kaikki yhtiömuodot)

Nimi, yhteystiedot.

Näitä kerätään, jotta voimme hoitaa asiakkaan kanssa sovitut tehtävät. Tietojen käyttäminen
perustuu asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen ja ne saadaan useimmiten asiakkailta, joskus
tarkistetaan viranomaislähteistä.

Rahanpesulain mukainen rekisteri

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja henkilöasiakkaistamme sekä yhteisöasiakkaiden
edustajista ja tosiasiallisista edunsaajista: nimi, henkilötunnus, kansallisuus. Henkilöasiakkaista
keräämme henkilötietona myös tiedon taloudellisesta asemasta, varojen alkuperästä palvelun
alkaessa sekä tiedot mahdollisista epäilyttävistä liiketoimista ja riskitasosta rahanpesun ja
terrorismin rahoittamisen suhteen. (Vastaavia tietoja kerätään myös yhteisöasiakkaista, mutta ne
eivät koske tiettyä henkilöä, joten eivät ole henkilötietoja.)
Näitä tietoja kerätään rahanpesulain vaatimusten täyttämiseksi, koska rahanpesulaki siihen
velvoittaa. Keräämme tiedot suoraan rekisteröidyiltä itseltään.

Emme käsittele näitä tietoja missään palvelussa, joka luovuttaisi niitä mihinkään, tai jolla edes olisi
itsellään niihin pääsy. Tiedot säilytetään pilvipalvelussa, jonka palvelimet sijaitsevat Suomessa, ja
johon tallennettavat tiedot on päästä päähän suojattu niin, ettei palveluntarjoaja tai kukaan välikäsi
pysty niitä lukemaan.

Säilytämme tietoja viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä, koska niin rahanpesulaki määrää.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän
    tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen;
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän
    puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi
    asianmukaisesta käsittelystä;
  • mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan
    myynnissä;
  • kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun
    tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen
    pyyntöön vastaamiseksi; ja
  • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai eta-alueen ulkopuolellle

KirjanpitoSalo Oy voi siirtää henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden
maiden, joiden Euroopan komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason, ulkopuolelle
ainoastaan asiakkaan etukäteisellä kirjallisella suostumuksella. Mikäli siirretään tietoja edellä
mainittujen alueiden ulkopuolelle, tilitoimisto solmii sovellettavan lain edellytysten mukaisen
sopimuksen henkilötietojen siirrosta tarvittavien osapuolten kanssa. Sopimus henkilötietojen
siirrosta laaditaan Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden mukaisesti.
Vaihtoehtona mallisopimuslausekkeiden käytölle siirto voi tapahtua muita soveltuvan
lainsäädännön hyväksymiä siirtoperusteita käyttäen/hyödyntäen.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa
määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin
myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.
Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat
tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien
säännösten mukaisesti. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain
tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Sinun oikeutesi

Rekisteröidyllä on mahdollisuus selvittää, mitä tietoja hänestä on kerätty ja talletettu sekä
mahdollisuus tarvittaessa saattaa asia tutkittavaksi.

Henkilötietoja voi käsitellä rekisteröidyn antamalla suostumuksella. Käsittely on mahdollista myös,
jos rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on sellainen asiakas-, työ- tai jäsenyyssuhde, jossa
henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen on tarpeellista osapuolten välisten asioiden
hoitamiseksi. Lisäksi oikeus henkilötietojen käsittelyyn voi perustua muussa laissa
rekisterinpitäjälle säädettyyn tehtävään.

Henkilötietolaissa rekisteröidylle säädettyjä nimenomaisia oikeuksia ovat:

Tiedonsaantioikeus

Henkilötietojen käsittelyn edellytetään olevan avointa. Rekisterinpitäjä on siten velvollinen
antamaan tietoja henkilötietojesi käsittelystä sekä niitä kerättäessä, että käsiteltäessä. Sinulle on
kerrottava tiedot: rekisterinpitäjästä ja tarvittaessa tämän edustajasta, henkilötietojen käsittelyn
tarkoituksesta, säännönmukaisista tietojen luovutuksista, rekisteröityjen oikeuksien käyttämisestä
henkilötietojen käsittelyssä.

Jokaisella on oikeus saada tietoja myös rekisteriselosteesta, joka on laadittava kaikista
henkilörekistereistä. Siitä käy ilmi muun muassa rekisterinpitäjän nimi sekä mitä tietoja rekisteriin
on kerätty ja mihin niitä käytetään. Rekisterinpitäjä voi lisätä selosteeseen myös rekisteröidyn
oikeuksista kertovan osuuden.

Sinulla on oikeus saada rekisteriseloste nähtäväksesi pääsääntöisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
Mikäli rekisteri on verkossa, myös rekisteriselosteen on oltava verkossa.

Tarkastusoikeus

Sinulla on pyynnöstäsi oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on henkilörekisterissä tai ettei
rekisterissä ole sinua koskevia tietoja. Tiedot on annettava sinulle ymmärrettävässä muodossa ja
halutessasi saat ne myös kirjallisesti. Sinulla on oikeus saada tietää, mistä tiedot rekisteriä varten
säännönmukaisesti hankitaan ja mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan
Tietojen tarkastaminen on ilmaista kerran vuodessa. Tarkastusoikeus on pääsääntö. Laissa on
kuitenkin poikkeuksia tiettyjä tilanteita varten ja eräät rekisterit on jätetty kokonaan
tarkastusoikeuden ulkopuolelle.

Tarkastusoikeuden käyttäminen

Esitä tarkastuspyyntö suoraan rekisterinpitäjälle. Halutessasi voit käyttää tietosuojavaltuutetun
toimiston laatimaa mallilomaketta.

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietojasi, hänen on annettava sinulle kirjallinen todistus.
Todistuksesta käyvät ilmi syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tämän jälkeen voit kääntyä
tietosuojavaltuutetun puoleen.

Oikeus saada tietonsa korjatuiksi

Jokaisella on oikeus tulla arvioiduksi oikeiden tietojen perusteella. Rekisteriin voidaan tallettaa vain
määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterinpitäjän on
ilmoitettava tiedon korjaamisesta myös sille, jolle tietojasi on luovutettu ja jolta virheellinen tieto on
saatu. Esitä tiedon korjaamisvaatimus suoraan rekisterinpitäjälle. Halutessasi voit käyttää
tietosuojavaltuutetun toimiston laatimaa mallilomaketta.

Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu korjaamaan tietoa, hänen on annettava sinulle todistus, josta käy
ilmi epäämisen syyt. Tämän jälkeen voit kääntyä tietosuojavaltuutetun puoleen.

Kielto-oikeus

Sinulla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä sinua koskevia tietoja tiettyihin
tarkoituksiin. Voit kieltää tietojesi käytön suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta
suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkelia ja sukututkimusta
varten.

Jos haluat kieltää osoitetietojesi käyttämisen tai luovuttamisen suoramarkkinointitarkoituksiin,
ilmoita kiellosta rekisterinpitäjälle, esim. puhelin- tai lehtiyhtiölle tai yhdistykselle. Voit ilmoittaa
kiellon puhelimitse tai kirjallisesti. Kielto-oikeuden käyttäminen on maksutonta.
Mahdollisimman kattavan kiellon aikaansaamiseksi voit kieltää seuraavia tahoja luovuttamasta
osoitetietojasi: Väestörekisterikeskus ja Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi

Käytännön toimet

Kun rekisteröity haluaa käyttää näitä oikeuksia tai hänellä on kysyttävää henkilötietojensa
käsittelystä, hänen on ensisijaisesti otettava yhteyttä asianomaiseen rekisterinpitäjään. Ellei
rekisteröity saa selvitettyä asiaansa rekisterinpitäjän kanssa, hän voi ottaa yhteyttä
tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Jos henkilötietojen käsittelyssä voi olla kyse henkilötietolaissa tai rikoslaissa määritellystä
rikoksesta, rekisteröity voi pyytää myös poliisiviranomaista selvittämään asiaa.

Palkkahallinnon rekisterin ollessa kyseessä, rekisterinpitäjä on työnantajayritys.

8. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä,
tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä
mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä
hoitamiseksi.

9. Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle
verkkosivullamme www.kirjanpitosalo.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

10. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä Selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse
osoitteeseen asiakaspalvelu@kirjanpitosalo.fi tai soittamalla 02-7272 440 arkisin klo 10-15 välisenä
aikana.